När den konkreta analysuppgiften har klargjorts måste själva processen bestämmas. Processen innefattar planering av övningar, inbjudan till deltagare, dokumentering av utdata, osv. Det måste finnas någon som har ansvaret för varje steg i processen. Sex centrala steg ingår i processen: 

  • Utse en processledare och en processgrupp
  • Välj övningar och lägg upp en tidplan
  • Planera med omsorg
  • Utse en referent
  • Dokumentera övningarna
  • Bedömning  

  • Utse en processledare och en processgrupp. Processledaren leder sårbarhetsanalysen. Denna person bör också ha huvudansvaret för analysen. Processledaren tar fram övningarna och styr diskussionen vid workshops/möten med processgruppen. Han/hon inbjuder också relevanta personer till dessa träffar. Om analysen ska vara integrerad bör processgruppen vara den huvudgrupp som träffas och medverkar under hela analysen.

  • Välj övningar och lägg upp en tidplan. Bestäm vilka övningar som ska genomföras. Bestäm när och hur de ska göras enligt planerna. Vi föreslår följande tidplan:

Möte 1: (Övning I, Övning II och Övning III) fyra timmar.
Workshop 1: (Övning IV) tre timmar.
Möte 2: (Övning V och Övning VI) fyra timmar.
Workshop 2: (Övning VII) fyra timmar.
 
Mötena riktar sig i huvudsak till en begränsad krets (processgruppen), medan workshops riktar sig till en bredare publik. Det är viktigt att det finns tillräckligt med tid mellan mötena för att ta fram eventuella djupgående analyser eller underlag, och för att sammanställa sådant material.
 
Det finns flera skäl att bjuda in en bredare publik till övningarna känslighet (IV) och integrerad sårbarhet (VII). För att kunna göra en djupgående känslighetsvärdering måste människor inbjudas som har goda kunskaper om svaga punkter och stora potentialer. Förmodligen bjuder du in ett antal personer som arbetar med drift och underhåll, strategisk planering osv. Du presenterar resultaten från Möte 1 och visar kopplingen mellan dessa potentiella belastningar och den aktuella uppgiften.

För att kunna göra en övergripande värdering och ta fram en åtgärdsplan måste du förmodligen bjuda in några av de intressenter som diskuterades i Övning A. Du lägger här fram resultaten från möten och workshops, och inleder med att sammanfatta resultaten. Därefter bestäms hur dessa utmaningar och möjligheter ska hanteras.  

  • Planera med omsorg. Börja med en grov plan som täcker de övningar du har bestämt dig för. Planera sedan övningarna mer i detalj, i god tid före respektive möte och workshop. Följ de detaljerade anvisningarna. Du kan naturligtvis modifiera övningarna efter behag.
  • Utse en referent. Denna person ska dokumentera diskussionerna och resultaten från övningarna. Detta uppdrag kan rotera inom gruppen. Det finns ett specifikt format för rapporten från varje övning. Rapporten ska registreras så att inga aspekter går förlorade vid integrerad analys.
  • Dokumentera övningarna. För att dokumentera framstegen måste resultaten från varje övning registreras, i det speciella föreskrivna formatet, eller på annat sätt baserat på de givna exemplen. Vi rekommenderar också att du fotograferar slutprodukten från varje övning, för att underlätta en analys vid ett senare tillfälle. Det är också viktigt att resultaten fortlöpande distribueras till hela processgruppen.
  • Utvärdera. Bestäm om ni vill utvärdera värdet av övningen, mötet eller workshopen (se avsnittet Utvärdering av övningarna). En utvärdering gör det lättare att modifiera övningar före efterföljande möten, och komma på aspekter som blivit bortglömda under överläggningarna.

Tabell 1. Mall för tidplan (kan laddas ned från fältet Relaterade filer till höger).

Analysuppgift:
Processledare:
Referent(er):
Vi planerar att göra följande övningar: Sätt X Planerad tidpunkt för övning:
Övning I – Hur kan ett framtida samhälle se ut?    
Övning II – kartläggning av klimatiska belastningar    
Övning III – Kartläggning av socioekonomiska belastningar    
Övning IV – lokal känslighet    
Övning V – Fastställ och rangordna förmågan till anpassning    
Övning VI – ansvar och samband mellan centrala aktörer som berörs av förändringar    
Övning VII – Integrerad sårbarhetsanalys och åtgärdsplan    

 

Gå tillbaka till Vilket är ert speciella fokus?                                               
Gå vidare till Utvärdering av övningarna