Nå som dere har funnet ut hvilken tilnærming dere vil bruke, er det på tide å bestemme seg for prosessen. Med ‘prosessen’ mener vi å planlegge øvelsene, invitere folk, dokumentere resultatene osv. Det er helt nødvendig at noen har ansvar for hvert ansvarsområde i prosessen. Disse avgjørelsene er strukturert omkring seks hovedpunkter: 

  • Valg av prosessleder og prosessteam. Prosesslederen vil lede sårbarhetvurderingsprosessen. Denne personen bør fortrinnsvis ha ansvar for vurderingen. Prosesslederen vil forberede øvelsene og lede diskusjonene på workshops/møter i prosessen. Vedkommende vil også invitere relevante personer til møtene. Har dere til hensikt å utføre en integrert vurdering, må dere velge et prosessteam som vil være hovedgruppen som møtes og deltar i hele vurderingen.
  • Valg av øvelser og utarbeiding av tidsskjema. Bestem hvilke øvelser dere vil gjennomføre. Bestem når og hvordan dere planlegger å gjøre dem. Vi foreslår følgende tidsplan:

Møte 1: (Øvelse I, Øvelse II og Øvelse III) fire timer.
Workshop 1: (Øvelse IV) tre timer.
Møte 2: (Øvelse V og Øvelse VI) fire timer.
Workshop 2: (Øvelse VII) fire timer.

Møtene er hovedsakelig beregnet på et mer begrenset publikum (prosessteamet), mens workshops er rettet mot et bredere publikum. Pass på at dere har nok tid mellom møtene til å sørge for eventuelle inngående analyser eller støttematerialer, samt en oppsummering av materialet.

Det er ulike grunner til å invitere et bredere publikum til øvelsene innen sensitivitet (IV) og integrert sårbarhet (VII). For å få til en inngående evaluering av sensitivitet må dere invitere folk med tilstrekkelig kunnskap om de svakeste punktene og sterkeste mulighetene. Dere må sannsynligvis invitere en rekke personer som arbeider med drift og vedlikehold, strategisk planlegging, osv. Dere presenterer resultatet fra møte 1 og relaterer disse potensielle stressorene til den spesifikke tilnærmingen.

For å få til en totalvurdering og utvikle en responsstrategi må dere sannsynligvis invitere flere av interessentene som ble identifisert i øvelse A. Her legger dere fram resultatene fra møtene og workshopene og begynner med å oppsummere disse resultatene og så finne ut hvordan dere skal angripe disse utfordringene og mulighetene. 

  • Grundig planlegging av øvelsene. Start med en grov plan som tar med alle øvelsene dere har bestemt dere for å gjøre. Deretter planlegger dere øvelsene mer detaljert i god tid i forkant av møtene og workshopene. Følg de detaljerte instruksjonene. Dere kan selvfølgelig modifisere øvelsene etter behov.
  • Utnevnelse av en rapportør. Denne personen skal dokumentere diskusjonene og resultatene av øvelsene. Denne posisjonen kan rotere. Til hver øvelse er det et bestemt resultatformat. Resultatet bør registreres, slik at det ikke går noen perspektiver tapt i den integrerte vurderingen.
  • Dokumentering av øvelsene. For å følge med på framgangen må dere registrere resultatene fra hver øvelse i samsvar med det bestemte resultatformatet eller på en annen måte som er i tråd med eksemplene som er gitt. Vi anbefaler også at dere tar bilder av sluttproduktet til hver øvelse, slik at analysen senere blir lettere. Sørg også for å jevnlig videresende resultatene til prosessteamet.
  • Evaluering. Bestem om dere vil evaluere nytten av øvelsen, møtet eller workshopen (se seksjon Evaluering av øvelsene). Evalueringene vil hjelpe dere med å modifisere øvelsene før de påfølgende møtene, og med å identifisere deler dere gikk glipp av i diskusjonene.

Tabell 1. Tidsplanmal (kan lastes ned fra Relaterte filer til høyre)

Tilnærming:
Prosessleder:
Rapportør(er):
Vi planlegger å gjennomføre følgende øvelser: Sett X nedenfor Når vi planlegger å gjennomføre øvelsene:
Øvelse I – Hvordan vil framtidens samfunn se ut?    
Øvelse II - Kartlegging av klimatiske stressorer    
Øvelse III - Kartlegging av sosioøkonomiske stressorer     
Øvelse IV – Lokal sensitivitet    
Øvelse V - Identifisering og rangering av tilpasningsevne     
Øvelse VI - Ansvarsområder og relasjoner mellom hovedaktører involvert i endring    
Øvelse VII - Integrert sårbarhetsvurdering og handlingsplan    


Tilbake til Hva er deres spesifikke fokus?                                                           
Fortsett til Evaluering av øvelsene