Nu, hvor I har defineret jeres specifikke fokusområder, er tiden kommet til at fastlægge selve processen. Processen omfatter planlægning af øvelser, invitation af deltagere, dokumentation af resultater, mv. Det er afgørende, at der for hvert af områderne i processen udpeges en ansvarlig person. Disse beslutninger involverer seks nøglepunkter: 

  • Vælg en procesleder og en procesgruppe. Proceslederen står i spidsen for sårbarhedsvurderingen. Denne person skal helst være identisk med den, der er ansvarlig for analysen. Proceslederen forbereder øvelserne og styrer diskussionerne på procesgruppens workshopper/møder. Han/hun inviterer endvidere relevante deltagere til møderne. Hvis det er hensigten at gennemføre en integreret analyse, skal I vælge en procesgruppe som hovedgruppe, som deltager i samtlige møder gennem hele analysen.
  • Vælg øvelser og udarbejd en tidsplan. Beslut, hvilke øvelser I vil gennemføre. Beslut, hvornår og hvordan I har tænkt jer at gennemføre dem. Vi foreslår følgende tidsplan:

Møde 1: (øvelse I, øvelse II og øvelse III) fire timer.
Workshop 1: (øvelse IV) tre timer.
Møde 2: (øvelse V og øvelse VI) fire timer.
Workshop 2: (øvelse VII) fire timer.

Møderne er hovedsageligt beregnet til et mindre deltagerantal (procesgruppen), mens workshopperne har en større målgruppe. Sørg for, at der er tilstrækkelig tid mellem møderne til at udarbejde eventuelle detaljerede analyser eller støttemateriale og til at opsummere materialet.

Der kan være forskellige grunde til at invitere en bredere gruppe til øvelserne Følsomhed (IV) og Integreret sårbarhed (VII). For at gennemføre en detaljeret vurdering af følsomhed er det nødvendigt at invitere folk med tilstrækkelig viden om de svageste punkter og stærkeste potentialer. I vil formentlig invitere en række personer, som arbejder med drift og vedligeholdelse, strategisk planlægning mv. I præsenterer resultatet fra møde 1 og relaterer disse potentielle belastninger til den specifikke opgave.

For at kunne gennemføre en generel vurdering og udvikle en modstrategi vil I formentlig ønske at invitere mange af de interessenter, som blev identificeret under øvelse A. Her kan I præsentere resultaterne fra møder og workshopper og begynde med at opsummere disse resultater og derefter bestemme, hvordan I bør forholde sig til disse udfordringer og muligheder. 

  • Planlæg øvelserne omhyggeligt. Start med en grov plan, som dækker alle de øvelser, I har besluttet skal gennemføres. Planlæg derefter øvelserne mere detaljeret i god tid før hvert enkelt møde og workshop. Følg de detaljerede anvisninger. I kan naturligvis tilpasse øvelserne, som I vil.
  • Udnævn en referent. Denne person skal dokumentere diskussionerne og resultaterne af øvelserne. Denne opgave kan gå på skift i gruppen. For hver enkelt øvelse er der et specifikt resultatformat. Resultatet bør registreres, så ingen aspekter går tabt i den integrerede analyse.
  • Dokumentér øvelserne. For at kunne dokumentere fremskridt er det nødvendigt at registrere de resultater, som opnås i hver enkelt øvelse, i det specificerede resultatformat eller et andet format baseret på de viste eksempler. Vi anbefaler ligeledes at tage billeder af det færdige resultat af hver enkelt øvelse for at gøre analysen lettere på et senere tidspunkt. Sørg også for at distribuere resultaterne løbende til procesgruppen.
  • Evaluering. Beslut jer for, om I ønsker at evaluere værdien af øvelsen, mødet eller workshoppen (se afsnittet Evaluering af øvelserne). Evalueringen gør det lettere at tilpasse øvelserne før de efterfølgende møder og identificere områder, som I har forbigået i jeres diskussioner.

Skema 1. Skabelon for tidsplan (kan downloades via punktet Tilhørende filer øverst til højre)

Anvendelse:
Procesleder:
Referent(er):
Vi planlægger at udføre følgende øvelser: Sæt (X) herunder Planlagt tidspunkt for øvelserne:
Øvelse I - Hvordan kunne fremtidens samfund se ud?    
Øvelse II - Kortlægning af klimabelastninger    
Øvelse III - Kortlægning af socioøkonomiske belastninger     
Øvelse IV - Lokal følsomhed    
Øvelse V - Identifikation og rangordning af tilpasningsevne     
Øvelse VI - Ansvarsområder og indbyrdes relationer mellem de nøgleaktører, der er involveret i ændringer    
Øvelse VII - Integreret sårbarhedsvurdering og handlingsplan    


Tilbage til Hvad er jeres specifikke fokus?                                                           
Fortsæt til Evalueringaf øvelserne