Da Sie nun Ihre Schwerpunkte festgelegt haben, ist es an der Zeit, über den genauen Ablauf der Verwundbarkeitsanalyse zu entscheiden. Unter Ablauf verstehen wir die Planung der Übungen, Einladungen der Teilnehmer, Dokumentation der Ergebnisse usw. Es ist dringend notwendig, dass Sie für jeden Schritt der Verwundbarkeitsanalyse eine verantwortliche Person bestimmen. Bei der Planung des genauen Ablaufs müssen Sie die folgenden sechs Kernpunkte berücksichtigen: 

  • Auswahl von Übungsleiter und Teilnehmern. Der Übungsleiter steuert die Durchführung der Verwundbarkeitsanalyse. Diese Position sollten Sie nach Möglichkeit mit der Person besetzen, die für die Analyse verantwortlichen ist. Der Übungsleiter bereitet die Übungen vor und leitet die Diskussionen während der Workshops/Treffen im Rahmen der Verwundbarkeitsanalyse. Er/sie lädt ebenfalls die für die einzelnen Treffen relevanten Teilnehmer ein. Wenn Sie eine integrierte Analyse durchführen möchten, sollte die Gruppe der Übungsteilnehmer an allen Treffen und der gesamten Analyse teilnehmen.
     
  • Auswahl der Übungen und Erstellung eines Zeitplans. Legen Sie fest, welche Übungen Sie durchführen möchten. Legen Sie fest, wann und wie Sie diese durchführen möchten. Wir empfehlen den folgenden Zeitplan:

    Treffen 1: (Übung I, Übung II und Übung III) vier Stunden.
    Workshop 1: (Übung IV) drei Stunden.
    Treffen 2: (Übung V und Übung VI) vier Stunden.
    Workshop 2: (Übung VII) vier Stunden.

    Die Treffen sind in erster Linie für eine kleinere Teilnehmerzahl (die ausgewählten Übungsteilnehmer) ausgelegt, wohingegen die Workshops auf eine größere Teilnehmerzahl ausgerichtet sind. Stellen Sie sicher, dass Sie zwischen den Treffen ausreichend Zeit zur umfassenden Nachbereitung, Anfertigung von Analysen und Aufbereitung der Materialien haben.

    Für die Übungen Lokale Empfindlichkeit (IV) und Integrierte Verwundbarkeitsanalyse und Aktionsplan (VII) sollten Sie eine größere Zahl an Teilnehmern einladen. Um eine umfassende Bewertung der Empfindlichkeit vornehmen zu können, müssen Sie Personen auswählen, die über ausreichende Kenntnisse hinsichtlich der Schwachstellen und größten Potentiale verfügen. Sie werden voraussichtlich einige Personen aus den Bereichen Wirtschaft, Regionalplanung etc. einladen. Sie präsentieren die Ergebnisse aus Treffen 1 und stellen einen Zusammenhang zwischen den dort ermittelten potentiellen Stressoren und den folgenden Arbeitsschritten her.

    Um eine Gesamtbewertung durchführen und einen Aktionsplan entwickeln zu können, werden Sie wahrscheinlich einige der Akteure einladen, die Sie in Übung A identifiziert haben. Dazu präsentieren Sie einleitend die Ergebnisse aus den bisherigen Treffen und Workshops und identifizieren anschließend, wie auf diese Herausforderungen und Chancen reagiert werden sollte.

  • Sorgfältige Planung der Übungen. Beginnen Sie dafür zunächst mit einem groben Plan, in dem Sie auf alle Übungen eingehen, die Sie durchführen möchten. Planen Sie anschließend die jeweiligen Übungen für die einzelnen Treffen und Workshops. Folgen Sie dabei den detaillierten Anweisungen. Es steht Ihnen natürlich frei, die Übungen zu modifizieren.

  • Ernennung eines Protokollanten. Diese Person dokumentiert die Diskussionen und Ergebnisse der Übungen. Diese Aufgabe könnte von verschiedenen Personen in wechselndem Turnus übernommen werden. Für jede Übung gibt es ein bestimmtes Format, in dem das Ergebnis dargestellt wird. Das Ergebnis sollte festgehalten werden, damit in der integrierten Analyse alle zuvor erarbeiteten Punkte berücksichtigt werden können.

  • Dokumentation der Übungen. Um Ihren Fortschritt nachvollziehen zu können, sollten Sie die Ergebnisse sorgfältig dokumentieren. Zur Darstellung der Ergebnisse können Sie die beschriebenen Vorlagen nutzen oder eigene Darstellungsweisen finden. Zudem empfehlen wir Ihnen, das Ergebnis jeder Übung zu fotografieren, um so die Analyse zu einem späteren Zeitpunkt zu erleichtern. Stellen Sie sicher, dass Sie die Ergebnisse an alle Übungsteilnehmer weitergeben.

  • Bewertung. Legen Sie bitte fest, ob Sie die Nützlichkeit der Übung, des Treffens oder des Workshops bewerten möchten (Siehe Abschnitt Bewertung der Übungen). Die Bewertungen werden Ihnen bei der möglichen Modifizierung von Übungen und bei der Identifikation ausgelassener Teile helfen.

Tabelle 1. Vorlage Zeitplan (die Vorlagen können Sie bei den zugehörigen Dateien auf der rechten Seite herunterladen)

Thema:  
Übungsleiter:  
Protokollant(en):  
Die Durchführung folgender Übungen ist geplant: Entsprechende Übungen mit (X) markieren Geplanter Termin:
Übung I - Wie könnte die zukünftige Gesellschaft aussehen?    
Übung II - Erfassung von Klimastressoren    
Übung III - Erfassung von sozioökonomischen Stressoren    
Übung IV - Lokale Empfindlichkeit    
Übung V - Identifikation und Bewertung der Anpassungsfähigkeit    
Übung VI - Verantwortungsbereiche der eingebundenen Akteure    
Übung VII - Integrierte Verwundbarkeitsanalyse und Aktionsplan    


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